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参观接待管理制度

一、目的

为了规范公司接待管理,特制定本制度。

二、参观种类

(一)团体参观:公司或社会团体来公司参观者。

(二)业务参观:一般客户或业务相关人员来公司参观以及临时决定参观者。

(三)贵宾参观:政府官员、社会知名人士以及国内外各大企业负责人经公司允许来公司参观。

三、接待部门及人员

(一)贵宾参观

1、贵宾参观的接待组织部门为客服部,相关部门积极配合。

2、贵宾参观的接待人为公司副总经理以上人员,根据实际需要可通知有关人员参加接待工作,贵宾接待必须注重礼仪。

(二)团体参观

1、团体参观应提前三天向客服部提出参观申请,经相关领导同意方可安排参观。

2、客服部应在参观前一天向参观涉及部门通知具体的参观时间及路线,并做好相关保密工作和接待准备。

3、根据参观团情况,制度团体参观的接待人。

(三)业务参观

1、业务参观的接待部门为各业务负责部门,但需向客服部进行业务参观备案。

2、接待人为相关业务部门负责人或客服部专员。

(四)如是团体来我公司参观,原则上在公司会议室接待,无特殊情况不安排用餐,如有宴请需要,须经相关领导批准,参观时的陪同人员由行政后勤部会同相关部门决定。

(五)未经核准的参观人员,一律拒绝参观。

(六)参观人员除特准外,一律婉拒拍照,并由陪同参观人员委婉说明。

四、接待种类

(一)贵宾接待:指公司领导、重要客人或客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。

(二)普通接待:指业务及一般来客的接待。

五、接待场所

公司设接待场所:一般都安排在会议室。

六、接待流程

(一)贵宾接待流程

1、接待管理

客服部作为公司接待工作的归口部门,负责接待工作的安排和管理,拟定此次重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,综合部提供后勤保障。

2、计划和准备

(1)客服部在接到公司领导通知来访预约,首先对来宾基本情况进行了解:来宾职务、来访具体时间、人数、逗留时间、考察参观的目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程、路线安排表已经接待标准。

(2)客服部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤场所以及参会人员发言内容。

(3)客服部协同市场部、综合部提前准备以下内容:考察参观路线及负责人工作安排、会议室会场布置、礼品资料准备、礼仪服务人员、新闻媒体摄影摄像、如需宴请,接待标准、饭店预订、酒水、香烟、陪同就餐人员(包括司机)、引导车辆及其他注意事项。

(4)外地来宾如需留宿,综合部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等以及是否需要提前购买返程车票或机票。

(5)如需接送,综合部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,并检查车内企业资料、宣传光盘等的准备情况。

3、此类接待,在接待结束后要做信息反馈及汇总

会议记录应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交公司领导。接待发起部门向综合部上交接待的文字资料及影响资料存档,并总结不足,不断改进。

(二)普通接待流程:坚持先请示后接待原则。

1、询问后引领到服务中心

2、服务接待人员礼貌询问后协助填写《来客登记表》,并通知接待部门及相关人员。

3、商城负责人同意后将访客请到专门接待室,各部门办公室不得作为接待场所,以免影响他人工作或造成公司信息泄露和危害公司财产安全。

4、接待过程中遇有来客提出不合理要求,需婉言解释。

5、会客结束后相关人员礼貌送客,服务中心做好《来客登记表》整理保管归档。

七、附则

(一)本制度有客服部负责制定、修改及解释。

(二)本制度自下发之日起执行。